İster online ister sınıf eğitimleri olsun, sınavlar, anketler, gelişim programları ve sertifikalar derken kurumunuzda birçok eğitim etkinliği düzenliyorsunuz değil mi? Zaman içerisinde de güzel bir veri de oluşuyor. Peki tüm bu verileri gözden geçirerek çeşitli stratejiler oluşturuyor musunuz? Eğer yapmıyorsanız KİY’den haberiniz yok demektir. Yani kullanıcı ilişkileri yönetimi. KİY; kısaca organizasyonunuzda eğitimleri arttırmak ve etkili hale getirmek için gerekli olan sistematik alt yapıdır. Tüm eğitim operasyonunuzun omurgasıdır, o olmadan işinizi geliştiremez ve büyütemezsiniz. KİY çok önemlidir ve aslında yazılımla ilgili bir konu değildir. Her ne kadar modern bir LMS (Öğrenme Yönetim Sistemi) kullanıyor da olsanız, KİY aslında onu nasıl kullanmanız gerektiğini ifade eden bir kavram ve sistematik yaklaşımdır.

Şimdi biraz daha detaya giriyoruz. Evet bir LMS kullanıyorsunuz, iyi bir seçim de yaptınız ve InfinityLMS kullanıyorsunuz diyelim, her şey de kayıt altında! Kişiler, aldıkları eğitimler, sınav notları, memnuniyet anketleri, eğitmenler, sınıf eğitimleri ve sertifikalar her şey yolunda diyelim. Tüm bunlar eğitimleri arttırmamıza nasıl yardımcı olacak? KİY, tüm bu kayıtların incelenmesiyle bir eğitim stratejisi belirlemenizi sağlar. Aslında hepimiz eğitimleri arttırmak istiyoruz, yani koşmak istiyoruz, ama omurgamız sağlam olmazsa, bırakın koşmayı ayağa bile kalkamayız. İşte omurga olarak görmemiz gereken KİY bu kadar önemlidir. Hatta burada K harfi en önemlisidir. Çünkü bir organizasyonda genellikle kişi/saat alınan eğitimlere bakıyoruz, oh şu kadar eğitim aldırdık deyip geçiyoruz. Ama ya katılımcıyla olan ilişkilerimiz ne durumda?

Hepimizin biricik ve çok önemli bir amacı var; katılımcıların daha fazla eğitim alması ve istenen bilgileri hızla öğrenebilmesi. Peki bunun için neler yapmalıyız? Bu soruya aranacak yanıtla nasıl bir KİY oluşturmamız gerektiğini anlatıyoruz!

1. Robotlaştırma

Öncelikle her şeyi otomatik hale getirmeye çalışmalıyız. Çünkü KİY yaklaşımında LMS üzerindeki tüm kurguyu büyüme odaklı oluşturmalısınız. Yani ilerde organizasyon büyüdüğünde ve kişiler değiştiğinde ne olacak? Bugün 100 kişiyim ama ilerde 1000 kişi olursam başıma ne gelir? Bu nedenle daha ilk günden itibaren otomatik çalışabilen ve ölçeklenebilen bir sistem kurgulamalısınız. LMS üzerindeki tüm manuel işlemleri ve girişleri mutlaka minimuma indirgemelisiniz. Organizasyon değişiklikleri anında sisteme akmalı, görevler değiştiğinde veya işe yeni kişiler başladığında alınması gereken başlangıç eğitimleri otomatik olarak kişilere atanmalı gibi. Rutin olarak yaptığınız tüm eylemleri algoritmalarla sisteme yerleştirmelisiniz. Organizasyonun şu görevlerinde yılda 2 kez, şu dönemlerde şu eğitim paketleri ve tazelemeleri alınır gibi.

• Raporlama

İkinci önemli konu raporlama sistemi. Peki raporlama sistemi neleri içermeli ve nasıl olmalı? Öncelikle temel metrikleri belirlememiz gerekiyor ki raporlamayı da buna göre oluşturalım. Peki nedir bu metrikler?

• Öğrenme Döngüsü

Eğitimleri hazırlamaktan yayınlamaya, atama ve tamamlatmaya kadar ne kadar zaman geçiyor? İşte buna Öğrenme Döngüsü diyoruz. Eğitim sayımızı arttırmak için bu süreyi kısaltmamız gerekiyor değil mi? Bunu ölçüyor musunuz ve bunun için ne yapmanız gerektiğini biliyor musunuz? Kuşkusuz çok kolay ve hızlı bir şekilde etkili eğitimler oluşturabilmeli ve katılımcılara hızla tamamlatılmalı. Tüm bu süreci de ölçümleyebilmeli, geri bildirimler toplanmalı ve süreç kolayca iyileştirilebilmeli. Örneğin eğitimleri hızlı tamamlatmak için bir oyunlaştırma kurgusu kullanılabilir, bu bir stratejidir ve döngüyü de hızlandırabilir.

2.2 Atama/Tamamlama Ortalaması

Toplam atanan veya alınan eğitimin kişi sayısına oranı nedir? Yani bir kişi ortalama ne kadar eğitim tamamlıyor? Bu sayıyı da yükseltmemiz gerekiyor! Bir kişiye daha çok eğitim aldırmak istiyoruz ve bunun için ne yapmalıyız? Aslında oyunlaştırma burada da işimize yarayabilir.

• Altın Oran

Bu metrik; öğrenme döngüsü ve atama/tamamlama ortalamasının arasındaki dengenin tutarlılığına bakıyor, ismine biz altın oran diyoruz. Örneğin öğrenme döngüsü uzun sürüyorsa, tamamlattığınız eğitim adedi fazla olmalı, bu da gerçekleşmesi oldukça zorlayıcı bir hedef olur. Bu nedenle eğitim döngüsü ve tamamlanan eğitimler arasında altın oranında bir denge olmalı.

• Dönüşüm

Peki dönüşüm oranlarınız ne? Örneğin bir performans hedefim var, organizasyonumuzda belirli bir konuyu geliştirmek istiyoruz diyelim. Eğitimi alan kişinin bilgilenme ve bunun da davranışa geçme oranı nedir? Bunu ölçebiliyor musunuz? Ölçme yöntemleriniz var mı? Görüşmeler, rehberlik, koçluk, değerlendirme araçları gibi.

• Kişiyi Kazanma

Üçüncü önemli kavram da kişiyi kazanmadır. Diyelim ki bazı kişiler eğitimleri tamamlamıyor, bunun nedenleri nedir? Zaman mı yok, içeriği mi beğenmediler? Kendisine uygun mu değil? Öğrenme stili mi farklı? Bu nedenleri toplayabiliyor musunuz? Kişinin tamamlayamama nedenini biliyorsanız, aslında onu kaybetmiş sayılmazsınız, çünkü bu nedenlerin üzerine düşünüp bir kurgu oluşturabilirsiniz. Zaman içerisinde oluşturduğunuz strateji ve kurgularla artık kişilere daha fazla eğitim aldırmaya başlayabilirsiniz. Çünkü tüm kararları veri temelli değerlendirmek ve net kararlar vermek gerekiyor.

Eğer tüm bunlarla bir uzman ekiple uğraşmak istiyorum diyorsanız, InfinityLMS müşteri başarı grubumuz her zaman yanınızda yer alacak, hiç çekinmeden hemen bizi arayabilirsiniz.

Öğrenme ve sevgiyle kalın.